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财经常识    
如何才能将教师们从财务报销的桎梏中解放出来
作者:    文章来源:    点击数:    更新时间:2015年10月21日 10:42

中国需要的,到底是一心投入教学科研的学术型学者,还是整天数发票填报销单的会计型专家?

——题记

这篇文章很长,因为在这里我要讨论一个学术界有史以来最为敏感的话题,那就是财务报销制度对学者的影响的话题——它跟全中国每一个大学的或者科研院所的教学科研人员都有关系,而我只有一次机会,所以我准备把我所有的观点和看法都写在这里。

先从讲故事开始:

一、关于报销的那些事


1.你是不是针对我?

记得那是前年,有一次去财务处长办公室签字,正听到一位老师在电话里跟财务处副处长怒吼:

“你是不是针对我?你是不是非要跟我过不去?啊?!!”电话里的声音很大,我在旁边听得清清楚楚。

“不是针对您,但是您这个单子真的不能报,审计会出问题。”副处长解释道。

我退出来,去财务前台打听是怎么回事,原来是这位老师拿了几千块钱的打的票和几千块的餐票,都想通过一张报销单来报销,财务处没同意,这位老师就怒了。

我摇摇头离开,并没有继续关注这件事接下来会如何发展,因为结果是注定的:审计大于天,莫说你是一个普通教师,你就是百人,千人,杰青,院士,甚至哪怕你是叶良辰,赵日天,该不能报的一样不能报。

2.打的票,正确的报销方式应该是怎样的?

我认识的老师们都有同样一个习惯,喜欢把发票攒到一定量以后再去财务处报销,这样可以减少去财务处的次数和填写报销单、签字所花费的时间。

从道理上说这并没有什么错误,但在实际操作过程中,却并不总行得通:如果你要报销的是低值易耗品或材料设备,那么攒多几张发票去报销问题不大。可如果你要报销的是交通费(打的票),餐费(招待费),那么问题就来了:

我们的科研经费是政府拨付的,它和政府在其它方面的开销一样,都是纳税人的钱,都要接受纳税人的监督和政府的审计。在审计中,“三公消费”是审查的重点。所以如果你把交通费的发票或吃饭的餐票攒到数千元,然后用一张报销单报销,那么你就是重点被审查的对象。

从这个角度讲,财务处不允许老师攒一大堆发票一次性报销,表面上是拦着老师们,但实际上是为了规避审计的风险,减少不必要的麻烦。

说到这里中插一句:正确的报销方式应该是怎样的?

我们知道审计也是要人来亲自做,它也是有成本上限的,人的精力有限,不可能每次审计都翻地毯似的把所有单据查个遍,所以抓大放小是具体审计工作中的一种原则和规律。亦即,审计人员会清查一定数额以上的报销单据,而在这个数额以下,最多只是抽查。

所以正确的报销方式应该是:不要把打的票积攒到一定程度再去报销,而是分开报销,多勤快点,多跑几趟财务处。

3.我报销的又不是假发票,查又怎样?我不怕查。

前一阵子,有一位年轻老师攒了几千块的打的票要报销。我告诉他不要一次性报销,要分开,多跑几次财务处,否则审计会查。他义正言辞的说:“我报销的又不是假发票,查又怎样?我不怕查。”

我笑了:“一听你这话就知道你没被请去喝过茶。所谓查你,并不是说认定你是个腐败分子,要把你抓去坐牢,而是要你去进行详细的解释,又是签字,又是说明,一折腾大半天,到时候你整个人都不好了,还有什么心情继续工作?”

“难道,你被查过?”他反问我。

“呵呵。”

4.我还真被查过。

那是在2013年,我工作还不满一年,正是一个快乐的好青年。忽然有一天,学校纪委打来一个电话,要我走一趟。我心说:“我一个社会名人,还怕到纪委走一趟?走就走!”

结果去了就傻眼了。

我收到一张表格,上面说我曾经报销过一张三千多元的餐票,要求解释清楚我是在什么时间什么地点和什么人吃的什么饭?人均标准是多少?

我十分努力的回忆,实在不记得自己曾经组过这么大的局,报销过这么大额的发票。于是我被财务处的一位老师带到了一个阴森恐怖的房间,屋里全是上锁的大铁柜子,打开一看,满满的全是报销单。接下来我被要求根据柜子上的索引找到这张三千多元餐费的原始报销单。

二十分钟后,我找到了它,打开一看,上面果然有我的签字。原来这是前一年年底的一张报销单,距离我查找这张报销单的日子已过去数月,难怪一时回忆不起来。

看到这个单子的信息,我忽然想起,这是在12年底,我所在的学院招待退休的老教授和一年级研究生班委的一次聚餐,一共几十人,吃了三千多元。我并没有参加这次聚餐,但由于当时我在学院负责学生工作,所以系统里的报销单是我填写的。

我当即给院长打了电话,问清楚当时聚餐的情况,填好表格,上交。并最终获准可以离开。此后,纪委再没有给我打过电话。

不过,直到今天,我的心里仍有一丝后怕。半年前的一次聚餐,是在什么时间什么地点和什么人吃的?谁能记得那么清楚?我很走运,因为这一次我成功的回忆起报销的细节。可万一我想不起来呢?

人不是机器,过去发生的事不可能全都记得。即便你的记忆力出众,那你的记忆力和你的生命,是不是今后都要完全投入到去记忆过去发生的每件事,并时刻准备着被要求做解释说明这项伟大的事业当中呢?

对于那些拍着胸脯说“我报销的又不是假发票,查又怎样?我不怕查。”的老师,我特别想说一句:识时务者为俊杰,不要自己给自己找麻烦。毕竟,在锦衣卫面前,谁敢自称叶良辰?

5.同学,你不是再也不来了吗?

在国科大雁栖湖校区启用之前,大部分学院都集中在玉泉路校区。每年到12月封账前,财务处门口就会排起长队。排队的人从二十几岁到六十几岁不等。其中二十几岁的大多数是研究生,替导师来报账。

研究生来报账,成功率是很低的,一次能顺利通过的是极少数,大部分会因为单据填不对或者缺签名而被财务前台打回去重填。

有一次我看到一个女生从财务处出来,哭丧着脸嘀咕说:“都跑三次了,还填不对单子,以后再也不会踏入财务处半步!”

谁知道没过几天我又在财务处碰到了她,我问她:“同学,你不是再也不来了吗?”她一脸无奈的说:“我老板让我来,我有啥办法?”

……

二、“财务人员服务态度不好”VS“科研人员总填错报销单”


我来这所学校快4年了,之前每年年底学校都会开一次工作总结大会,各个学院和部门的老师都要派代表去提意见,但每次提意见到后半段,都会演化成对财务处小mm的批判大会。

老师们的火力集中点在于“财务人员缺乏耐心,服务态度不好!”

在会上财务处的代表也不辩解,默默的不说话。主管财务的校长则表示会后一定会对财务处的工作人员加强教育,要求财务处认真检讨,以后做好服务工作。

这个事情引起了我的好奇心,在过去两年时间里,我和学校里认识的教授,副教授,讲师,研究生,校长,学院院长,秘书,财务处mm背地里进行了亲切的交流,总结出下面的观点:

在老师们眼里:本来财务制度就很复杂,财务前台又不负责解释,以至于经常出现这样的情况:第一次单子A处错了,财务退回来让改。改完交过去财务又说B也错了,让改。改完再发过去,财务又说C也不对。既然ABC都错了,为啥不能一次说清?遛猴呢?这样的服务态度,差评!

但在财务的角度:财务制度是很复杂,但比起老师们自己学科的知识而言是小儿科。可是老师们并不愿意去学习和了解,以至于填写的报销单错误率极高,前台一天如果收一百张老师们填写的报销单,里面能有六十张是填错的。而且很多时候你告诉他这样填不对,他改了。下一次填下一张单子,同样的错误继续犯。财务人员也是人,在面对这样的情况时,谁也不能保证永远都有耐心啊!

你说,孰对孰错?问题出在哪里?何解?

三、财务报销制度,到底有多复杂?


财务人员与教学科研人员的矛盾,三句两句说不清,要想弄明白是怎么回事,我想还是应该从财务报销制度本身入手,先弄清楚它到底有多复杂,看是哪个环节出了问题,然后争取找个一个解决问题的方案。

但我深知,在中国,有权力去做决定的人,都处于高位,他们不做基层工作,未必真的了解基层的程序到底有多复杂。在学校,校长们从不亲自去财务处报销,他们都有秘书,一切复杂的程序都会由秘书搞定。所以在这里,我默认我的读者并不真的了解从采购到报销的全套程序,先给大家演示一遍:

问:一位老师,想买一样东西,然后拿发票去财务处报销,共需要多少个步骤?

1.政府采购

政府采购是国家法律规定的采购流程,它是强制性的,必须遵守。

你进行任何一次采购前都要先看要买的这个东西在不在政府采购规定的目录中,如果在政府采购目录中,必须走政府采购。政府采购大致分为自行采购、分散采购、集中采购三种。具体各是是什么含义我就不解释了,读者可自行百度。

在这里我要吐槽的是集中采购,周期太长,一般要3个月以上。这意味着如果你要买台电脑,而根据政府采购规定,电脑属于集中采购的范畴,所以你今年10月份下订单,最早要明年1月才能拿到货。我去年买了一台复印机,4月开春提交的申请,10月份货才送上门。

政府采购目录每年都在变化。有的商品今年不属于政府采购的范畴,明年就突然变成政府采购了,后年说不定又不需要政府采购了。这变化就像女孩子的心情,谁都琢磨不透。

如果没有遵守政府采购流程会怎么样?情节轻微的写个情况说明,作个检讨。严重的完全不能报销,得自掏腰包。

讲几个生动的事例:

(1)市面上卖的一个普通路由器,也就一百多块钱,但它一直都在政府采购的规定目录里。

我对此很不解,有一次碰到主管财务的校长老S,便问他:“S老师,一个路由器才几十块钱,为什么还要走政府采购呢?”

老S一拍大腿:“别提了,我组里之前买了个路由器,花了一百五,结果财务处说没走政府采购,不能报销,还得我自己掏腰包。规定如此,没处说理去。”

注:在2015年的政府采购目录里,价格在1000元以下的路由器等网络设备已经不需要走政府采购了。2016年会怎样?鬼才知道。

(2)我的部门很小,大部分是刚工作的年轻老师,对采购流程不了解,于是经常出现如下的对话:

L:“我要买个XXX”

我:“得走政府采购。”

L:“为什么啊?”

我:“这是规定。”

L:“这个规定不讲道理。”

我:“你跟我抱怨也没用啊。”

……

L:“我要买个YYY”

我:“得走政府采购。”

L:“去年买的时候不是可以直接买吗?”

我:“今年政府采购目录变了。”

L:“无语。”

……

L:“我要买个ZZZ”

我:“得走政府采购。”

L:“我猜到了,所以我已经到政府采购网上选好了品牌,应该填申请表就可以。”

我:“不,今年这个东西属于集中采购,不允许你自己选品牌,只能选大概配置,而且要三个月以后才能拿到货。”

L:“氧化钙!”

……

(3)2015年,租车的费用被列入到了政府采购目录中,这变化太突然,兄弟我未能及时觉察到这一点,以至于上个月我这里跟德国人搞的联合教学活动,考察包车,未能找政府采购规定的租车公司,我上周刚写了情况说明,做了检讨。

私下里跟租车公司的人打听了一下,北京地区各事业单位今年外出活动包车却忘了走政府采购的情况挺多的,貌似大伙都在写检讨。唉,说起来都是眼泪。

2.论报销单据的复杂性

政府采购很麻烦,每次采购都得先查目录,稍不留神就会中招,轻则写检讨,重则自己掏腰包。但比起在ARP系统中填写报销单,政府采购的流程却要简单得多。

科学院使用ARP系统进行报销单的电子填报,当你买完一样东西,要拿着发票开始填单据报销时,真正的考验就来了:

①不是什么发票都能报销:办公用品,没有提供明细的,不能报销;明显跟完成项目或科研工作无关的内容,不能报销。例如:手机——除非你能证明你买手机是为了做实验,否则不允许报销;育儿类图书——除非你能证明你做的科研课题跟育儿有关,否则不能报销。等等。至于什么发票能报,什么发票不能报,能不能通过穷举法列一张大表格?答案是不能,发票种类无穷多,每一种都得具体情况具体分析,你得列到哪年去?

②在ARP系统中把所有的物品或报销项目都进行了分类,你得先根据基本分类选择好要填写的单据类别,否则就前功尽弃。这个分类很奇特,必须得有一些经验才能准确判断一样物品到底属于什么类别的报销项目。

例如:你买一台电脑,报销单要选择固定资产的类别。而假如在买完这台电脑后,又要买一块固态硬盘,装在这个电脑上,那么你报销时要进行固定资产添加,填写的报销单却不属于固定资产的类别,而是选择普通报销单的类别。可是假如你买的不是固态硬盘,而是一块移动硬盘,那么你报销时所填写的报销单则既不是固定资产类别,也不是普通报销单类别,而是材料消耗品类别,要记录低耗。

还例如;你要买书报销。你可能会觉得这是一种材料消耗品。但你在报销时却会发现,报销单的类别是普通报销单。而假如你大手笔一次性买了几万元的书,那么恭喜你,它会瞬间变身成固定资产。

③填完报销单,签字时还有多种要求:一万元以下找谁签字;一万元到十万元之间找谁签字;十万元以上找谁签字,层层分级。你必须得找对签字的人才能完成最终的报销。

④某些报销类别还有其它附加要求,例如差旅费。目前的报销制度要求,国内出差要填写审批表,相关负责人签字。坐飞机要保留登机牌,买机票要走政府采购,不同级别的人允许选择的座位档次不一样。差旅要和住宿相连,只有车票没有住宿发票的无法报销。国外出差更复杂,要提前一年上报出访计划,出访要批件,报销时除了各种发票外还需要预算表,核销表,出访公示等等。有时候你会感觉报销一次比出国一次还麻烦。

总而言之,言而总之,这是一套非常复杂的系统,一般人不经过半年以上在财务处的千锤百炼,不经历千百次的失败,是无法做到在财务处笑傲江湖,面对财务处mm时谈笑风生的。

前面我用了五千字来讲故事,下面开始这篇文章真正重要的内容。


四、财务报销流程会占用多少教学科研人员的工作时间?


我国普遍实行科研项目负责人制,谁拿到的科研课题,谁自己负责管理,如果课题组人多,可以安排一个人专门负责,如果课题组人少,就得负责人自己贴票自己填报销单了。而这,非常耗费时间。

根据我的计算,要求一个老师自己管理项目,自己整理发票填报销单的话,这至少会占用他五分之一的工作时间,也就是一周要拿出一天专门做报销的事情。

如果这位老师是文科的,本身也没几块钱的科研经费,那么情况稍好。但如果他是理工科的老师,一下子拿到几十万甚至上百万的经费,要求四年结题,把这笔钱花掉。那么,恐怕他贴发票填写报销单的生涯就是他今后几年的整个学术生涯了。

当然,我们的教授没那么傻,贴发票填报销单这么麻烦的事,怎么可能亲自动手呢?于是我们就看到了前面财务处发生的那一幕:有很多导师会让自己的研究生去财务处报销。

这样做,新的问题就来了:教授不愿意自己贴发票报销,因为他们认为时间宝贵,不应当浪费在填写报销单上。可是,对于研究生而言,时间就不宝贵吗?教授的时间是科研时间,研究生的时间就不是科研时间?

这些年在科学院,我经常听到有老师说:“现在的年轻人太差劲,总是把自己的导师叫老板,一点都不懂得尊师重道。”可老师们却没有意识到,正是因为他们自己先把研究生当成了打工仔,以“我出了钱来养你,你就得给我干活”为借口让学生去做一些跟学习和科研无关的杂活,学生才会把他们称之为老板的。

难道不是吗?

五、财务工作与教学科研工作之间思维方式的不同点

我发现,导致财务人员与教学科研人员出现冲突和隔阂的一个重要原因,在于这两类人思维方式完全不同。

科学研究工作,是蕴含着强大的逻辑性和确定性的,所研究的主体对象总能给出确定的反馈,这种方法对或不对,数据准确或不准确,结果是真或者假,总有确定的客观答案,不随人的意志为转移。所以从事教学科研工作的人员,讨论问题时重点在于这么做客观上合理还是不合理,对还是错,真还是假?

但财务工作则完全不同,财务工作的所有规章制度都是人为制定,并根据制定规则的人具体判断随时调整的。这个制定规则的人是整个制度体系中最有权力的人,其余的人都没有权力去更改规则,而只能扮演执行者的角色。

所以我们经常能见到这样的场景:

一位老师跟财务人员理论,这位老师口中说的是:“这样做才对,那样做不对。”可是财务人员的回复却是:“那样做符合规定,这么做不符合。”两种完全不同的思维方式碰撞在一起,无法相互理解,最后不欢而散。

于是我经常劝诫身边的老师们:尽可能不要去和财务处争论对与错,财务处只是执行部门,即便你是对的,他们也没有更改具体政策的权力。而那个真正制定规则的幕后黑手,你作为一名普通的大学教师,可能一辈子都没有机会见上一面。

六、如何才能将教学科研人员从财务报销的桎梏中解放出来


1.让教学科研人员和财务人员直接对接,绝对是个错误。

在前文,我提到了财务报销制度的复杂性,提到了它会占用教学科研人员大量的时间,提到了财务工作与教学科研工作思维方式的冲突与矛盾,其实就是做个铺垫,我要告诉你的是:让教学科研人员和财务人员直接对接,绝对是个错误。

这种错误的工作方式,一方面极大的浪费了教学科研人员的工作时间,让他们无法专注于教学科研工作,另一方面则极大的降低了财务报销工作的效率,从而造成一个双输的局面。

曾经有一种观点,认为教学科研人员不能认真的学习并且遵守国家制定的财务报销制度,是教学科研人员自己的问题,应该对他们这些人严加管教,让他们少发牢骚,学会服从。

对于这种观点,我用题记里的这句话来回答:中国的大学所需要的,到底是一心投入教学科研的学术型学者,还是整天数发票填报销单的会计型专家?

教师和研究员的本职工作到底是什么?这是我们要面对的一个最根本的问题。这个问题如果我们想不清楚,中国便不可能再有一流的学者和一流的大学。

2.对科研项目完全放开不管,也不现实。

我们必须得承认,科研腐败,也是腐败的一个灾区。在现在反腐败的大背景下,一个老师开个公司把科研项目的钱洗到自己名下,这基本上是找死。我猜测现在敢明目张胆这么干的人已经不多了。

但是诸如开打印费发票,开硒鼓发票,从出租车师傅那里买打的票这种小打小闹的洗钱方式还是不少。所以这两年我们也能注意到报销打印费发票开始要求提供明细,硒鼓被收入了政府采购目录,报销打的票不允许连票,不允许同车,等等新规定逐步上台。这些具体规则的制定,背后都有理由,这些理由指向同一个目的:要最大限度的抑制科研腐败。

我赞同抑制科研腐败,同时我认为反腐败的工作不以我个人的意志为转移,赞同也得反,不赞同也得反。

对从事教学科研工作的广大老师们也一样,不管你们怎么吼吼,对科研项目的管控力度肯定不会减弱,所以不要以为我这篇文章的目的是呼吁彻底放开科研项目的审计管理工作。这是一个白日梦。

3.建立学术秘书制度

我们的目标是在反腐败工作和保证教学科研人员的本职工作之间找到一个平衡点,使得既不减弱对科研项目管控的力度,又能最大限度的保证教学科研人员的工作时间和效率。

其实答案已经有了:最近10年里,科学院的一些研究院所,引入了一种我们称之为“学术秘书”的管理制度,很好的解决了教学科研人员和财务报销制度之间的矛盾。

以我曾经读书的物理研究所为例,所里以实验室为单元,每个实验室招聘1-2名学术秘书,全权负责该实验室所有科研人员的采购、报销、网页更新、证件办理、表格填写等行政工作。

例如:物理所的一名研究员,如果想出差去外地参加会议,并不需要亲自购买机票,订宾馆,他只需要告诉学术秘书出差的具体行程,在出差过程中保留好相关票据,回来之后在秘书已经做好的报销单上签字即可。这在很大程度上节约了他的时间,让他更多的把精力投入到学术工作当中去。

至于物理所的研究生,就更不需要去财务处替老板报销了。至少我在物理所读书的这几年里,连财务处在哪里都不知道。

最近几年,中科院物理所做出了很多不错的工作,我认为这并不仅仅是因为它招募和培养了一批优秀的科学家,与此同时还和研究所的管理制度有密切联系。

引入学术秘书的岗位,作为科研人员和财务人员之间的中介,既减少了二者之间的摩擦,又提高了工作效率,尽管表面上会增加一些行政成本,但在更大尺度来看,这些成本的增加比起它所带来的科研收益而言则是微不足道的。

换言之,学术秘书,值得每个老师拥有。

4.国科大的情况

今年年初,校本部也提出了引入学术秘书制度,借鉴研究所的管理模式来提升自身的工作效率。财务处在上个月还发布了不再接收研究生去报销的通知,在我看来这都是很好的举措。它肯定行得通,因为在我自己的部门,3年前就已经开始悄悄尝试这样的做法了。

但是,我认为在实行过程中可能会出现两个细节问题,在此斗胆一并提出:

(1)目前校本部为了控制岗位数,并没有额外增加各院系管理岗位的人数,而是直接把各院系老师们的报销工作分配给了原本负责招生、培养等工作的管理人员。

这相当于一个科研院所并没有额外招聘学术秘书,而是直接要求科研处、综合处、研究生部的老师同时负责给各个实验室的研究员做报销工作。

这在具体操作中肯定会遇到困难,效果会打折扣。比如你现在去财务处,会发现尽管实行了学术秘书制度,但还是会有一些老师自己去财务处报销。你问他为什么不让秘书报销?他会告诉你:秘书工作太多,顾不过来。

(2)学术秘书主要负责老师们的报销工作,从工作性质上讲,应从社会上额外招聘,不占编制和岗位。但这个招聘流程最好是学校统一负责,走劳务派遣,合同学校签署,老师负责面试即可。如果把这些流程都推给老师自己负责,那这个事儿比让老师们自己去财务处报销还要麻烦,老师们肯定犯懒。最后达不到预期的效果。

咳咳,对学校的事还是少指手画脚,省得校长找我喝茶:)

最后来个结语


1.有一种观点认为,大学去行政化,就是要减少行政人员在大学总人数中的比例,增加教学科研人员的比例。乍一看这个观点仿佛有些道理,因为从字面理解,它的确是在“去行政”,但当你真的了解一所大学运作的状况时,你会发现这是一个完全错误的观点。

一所大学的日常运作,比我们想象中要复杂得多。它远不止老师在讲台讲课,学生在教室听课那么简单。一所大学的教师的工作,也远不止备课讲课监考判作业这么简单,在教学和科研之余,还会有大量的程序、表格、以及各种杂活在等着你。

管理支撑行政岗位人员存在的意义,就是去分解这些程序和表格,分担教师在这些工作方面的压力,使得教师们不用自己去订教室,自己去发布招生信息,自己去报账,而能够把更多的时间和精力集中于教学和科研工作本身。

从这个意义上说,一所大学,如果没有足够多的支撑人员,就意味着教师们得亲自填写更多的表格,做更多的杂事,这只能让教师们可利用的时间变得更少,学术水平变得更低。

2.教学和科研工作是大学工作的核心,也是大学存在的价值所在。一所优秀的大学,必定是一所能够最大限度保证教学科研人员工作效率的学校。把教学科研人员的工作效率放在首位,围绕这个中心来构建相应的管理制度,就一定不会错。

而如果反之,我们在构建管理制度时以居高临下的态度去对待教学科研人员,忽略他们的诉求,无视他们的困难,简单粗暴的把他们当做被管理的对象,那么我们一定不可能办出一所好的大学。

3.就扯这么多吧,道理大家都懂,关键看你是怎么做的。

责任编辑:财务处 

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